10 个 PowerPoint 演示文稿技巧，可显着提高您的效率

演讲被认为是一种交流的艺术。我们希望这种沟通是有效的。然而，让人们从你自己的角度看待一个想法并不容易。对你的主题充满热情并不是一切。一个人应该考虑到各种因素，才能成功地将信息传达给听众。

演讲在不同的地方进行。可以是商务会议、研讨会，也可以是公司内部的普通会议。但是，无论如何，我们都需要特殊的软件来展示各种视觉效果，帮助我们吸引观众。现在每个人都知道最有效的演示程序是PowerPoint. 没有它，任何有说服力的演讲都离不开它。很明显，经常要做演示的人知道如何使用它。但是，由于各种原因，演示者未应用该软件的某些功能。有些人可能不知道这些特征，而另一些人可能认为它们太复杂而无法使用或没有必要。尽管如此，这些功能可能会在很大程度上促进您的工作并提高您的工作效率。分享一些技巧，这些技巧可以帮助您更轻松、更快速、更丰富地进行演示。

1.考虑使用现成的PowerPoint模板

无论您是经验丰富的演示者还是刚开始做演示，现成的 PowerPoint 模板都会为每个人派上用场。首先，预制幻灯片包含所有必要的信息。其次，模板可以根据您的要求进行定制。

2. 使用键盘快捷键加快您的工作

在您进行演示文稿以及向观众展示您的想法时，键盘快捷键非常有用。有一些捷径可以使创建演示文稿的过程更快、更高效。例如，当您使用形状和幻灯片并想要复制任何选定的项目时，请按Ctrl+D 。这将比复制和粘贴快得多。Ctrl+G的组合将选定的形状组合在一起。如果需要取消组合，请按Ctrl+Shift+G 。当您需要格式化文本时，可以使用以下快捷键。要使所选形状中的文本居中，请按Ctrl+E 。Ctrl+L 将左对齐所选形状中的文本，而Ctrl+R将其右对齐。

此外，当我们准备演示文稿时，可以使用鼠标。但是，在发表演讲的过程中，我们必须将注意力集中在听众身上，而不是电脑屏幕上。在这种情况下，如果您没有助手并且必须自己做所有事情，那么快速按下一些按钮比使用鼠标更容易。例如，如果您需要在幻灯片模式下转到某个特定幻灯片，则应按< 幻灯片编号 >+Enter 。SHIFT + F5将帮助您从当前幻灯片查看演示文稿。Ctrl+Break的组合将完成幻灯片放映。

3. 为特定任务选择合适的视图模式

默认情况下，PowerPoint 在普通视图中打开演示文稿并不是什么秘密。如果您保存演示文稿的文件，下次它将在上次保存的视图中打开。一方面，它很方便，特别是如果你想继续工作的话。另一方面，它并不总是最合适的打开视图。因此，您可以更改视图模式并选择您的工作或特定任务所需的视图模式。您会在“视图”选项卡上找到各种 PowerPoint 视图选项，例如幻灯片排序器或注释页面视图等。

4.显示空白幻灯片以控制观众

有几种情况可能需要在演示时显示空白幻灯片。您可以这样做来停止演示，以便回答一些问题或休息一下。另一种变体是当您想要强调关键信息并且您希望人们看着您而不是看着您的幻灯片时。有两个选项可供选择。您必须按下使屏幕变黑的字母B或字母W的按钮。在这种情况下，空白幻灯片将是白色的。第二次按 B 或 W 将使您返回到演示文稿。

5.根据需要修改快速访问工具栏

PowerPoint 中可能很难找到各种重要的命令。快速访问工具栏对于解决这个问题非常有帮助。它包含一组默认包含的命令。但是，可以添加您更经常使用的那些，以便一键访问它们。删除不需要的也可能很有用。因此，自定义此工具栏将有助于提高您的工作效率。

6.使用照片处理工具

视觉组件在任何演示中都很重要。但是，如果某些人不熟练使用照片编辑软件，则准备适当的图片可能会具有挑战性。PowerPoint 包含可能有助于解决此问题的照片处理工具。想象一下，您在图片中有几个对象，但您希望观众注意其中一个。使用移除背景工具将前景对象与背景对象分开。在校正工具的帮助下，您将控制图片的亮度和对比度，以及锐度和柔和度。也可以使用艺术效果工具的各种滤镜来更改图片。

7. 使用格式刷传输形状格式

想象一下，您的演示文稿中有 20 个形状，并且您希望保持格式一致。没有必要花很多时间将相同的外观应用于所有这些，尤其是在您应用了多种格式的情况下。格式刷将在几秒钟内完成。可以格式化任何图片图表、形状、单元格、文本、填充颜色或轮廓颜色。此外，可以将格式从一个对象复制到同一张幻灯片、同一演示文稿或跨演示文稿上的其他对象。

8. 使用选择窗格管理不同的对象

如果您使用复杂的图形，选择窗格可以成为不可替代的工具。例如，您在幻灯片上插入了形状、图像和文本框，所有这些都堆叠在一起。选择单个对象并对其进行修改可能具有挑战性。在选择窗格的帮助下，不仅可以选择一个或多个对象并对其进行编辑。此工具允许您重新排列位于其他对象后面或前面的对象。此外，如果您想在演示时专注于某些特定对象，则可以隐藏对象。您还可以重命名任何组件的名称。

9. 利用 PowerPoint 协作功能

PowerPoint 使您能够与同事一起处理演示文稿，尤其是在您从事一个项目时。首先，需要将演示文稿保存到 OneDrive 或 SharePoint Online for Office365。然后打开它并选择功能区右上角的共享。最后，添加您邀请查看或编辑演示文稿的人员的电子邮件地址。在这种情况下，还可以控制其他人在您的共享文件中的工作位置。

10. 便于客户观看

有时您必须将演示文件发送给某些人。但是，如果它以 PowerPoint 格式保存，当他们尝试打开它时，通常会出现不同的问题。收件人可能安装了不同版本的程序。建议将演示文稿导出为 PDF 文件。您必须按文件，选择导出，然后创建 PDF。最后一步是将演示文稿另存为 PDF。结果，用户将看到演示文稿的原样，并且您将确保不会编辑任何内容。

因此，正如我们所知，在演示过程中吸引观众的注意力是相当具有挑战性的。但是，我们希望这些简单的技巧能够帮助您准备演示文稿，并更有效地进行演示。

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