PPT打印好，分发给读者之后，就要进入讲解说明阶段了。对PPT进行讲解说明时，最重要的是“在规定时间内”传达自己的主张和根据。我想很多朋友都不善于在规定时间内完成对PPT的说明。
在对PPT进行说明的时候，一定要向听众说清楚“现在我介绍的是哪一页幻灯片”。让听众知道自己正在听的讲解处于PPT的哪个部分，才更有助于听众的理解。一定要防止解说者自顾自地讲解，完全不考虑听众的节奏。
我们在对PPT进行讲解之后，听众回去还会自行阅读PPT。为此，我们进行口头讲解的时候，一定要有再现性，让听众在自己读PPT的时候还能想起我们当初的讲解。所以，我们在讲解的时候不要添加PPT中没有的内容，当然，为了引起读者的兴趣，可以在说明的时候讲一些题外话，但无须展开详细讲解，只要把听众的兴趣激发出来，就应该适可而止了。除了PPT内容要过硬之外，还有一点不容忽视，那就是讲解时的一举一动。精通PowerPoint自带的一些快捷功能，在讲解的时候可以让我们显得更熟练、更自信。
1.瞬间“放映幻灯片”的技巧
在放映幻灯片的时候，很多人都会点击PPT页面中“幻灯片放映”命令，用鼠标点击命令要花一点时间，虽然时间很短，但总要停顿一下，容易影响听众的注意力，打乱他们的思维节奏。但如果您会使用快捷键的话，就可以瞬间把幻灯片调到放映模式。
放映幻灯片的快捷键是F5.但是，不管当前位于PPT的哪一页，只要按下F5，就会从PPT的第一页开始放映。平常听讲座的时候，肯定会遇到这样的情况，讲师正在给我们讲解PPT中的某一页幻灯片（不是第一页）他想切换到放映模式，结果按下F5后，虽然进入了放映模式，却是从PPT第一页开始的。讲师不得不手忙脚乱地迅速翻页，翻到刚才自己讲的那一夜。为了防止这种情况的发生，您可以按下Shift+F5，这样不仅可以快速切换到放映模式，屏幕显示的还是您刚才讲的那一页。
2.用B或W键来唤醒听众的注意力
在对PPT进行演示的过程中，有时需要让听众的视线暂时离开屏幕，把注意力都集中到演示者的身上来。这个时候，我们可以按B键。在幻灯片的放映模式中按下B键之后，幻灯片画面就消失了，屏幕变成一片漆黑。这时，听众的注意力就会从屏幕上移开，专注地听演示者讲话。再按一次B键，又会回到原来的的画面。
但是，如果会场使用投影仪播放PPT，那么室内环境会比较暗，再通过B键让屏幕变黑，室内就会显得更暗。这种情况下，可以按W键显示白画面。再按一次W，又会返回原来的画面。
熟练使用这些快捷键，不仅可以在演示的时候更好的引导听众，还能让听众感觉演示者是一个PPT高手，从而产生更加信赖甚至佩服的感受。
3.瞬间“跳”到想演示的页面
“页码+Enter”可以实现精准跳页
在演示幻灯片的时候，偶尔我们需要跳回到前面的某一页再次讲解其中的内容。常见的操作方式是先退出放映模式，在标准显示模式下找到那一页，然后再切换到放映模式。这种方法显得很笨拙。
其实，有快捷键可以瞬间实现精准跳页，就是“页码+Enter”。不过，这样操作的前提是手头必须有一份打印好的PPT，能够迅速查询到自己想跳到的页码。
另外，2016年以后的PowerPoint版本，还可以通过快捷键G让画面显示所有幻灯片的一览，然后再其中选择想要演示的页面。这种方法也不错。
4.隐藏桌面的图标
我们在操作电脑演示PPT的时候，难免会让听众看到电脑桌面上的内容。如果桌面图标很乱的话，会给听众带来不好的印象，听众会想：“这个人不善于管理文件。”这就要求我们在平时养成整理电脑桌面的习惯。不过还有一个办法，就是在演示PPT的时候，暂时把桌面的图标隐藏起来。用鼠标右键单击桌面，点击“查看”，在下一级菜单中点击“显示桌面图标”，将前面的“√”消除，桌面图标就不见了。再次点击“显示桌面图标”，就恢复了。
5.通过“超链接”，跳转到其他文件
在PPT中添加超链接，随时转到其他文件。我们在演示PPT的过程中，有时需要打开Excel、Word或视频等其他类型的文件。很多人的做法是暂时把PPT最小化，然后再点开另外的文件。这样做就打乱了演示的节奏，并不是明智之举。
我们可以使用PowerPoint的超链接功能，在演示过程中快速切换到其他文件。事先在PPT中需要的地方添加一个Excel或视频文件的超链接图标，只要用鼠标点击这个图标，就可以直接打开相应的文件，而不用将PPT文件最小化。
在PPT文件中添加超链接的操作方法：
点击插入—形状—动作按钮，选择合适的动作按钮；将动作按钮添加到幻灯片的合适位置；插入动作按钮之后，会自动弹出一个“操作设置”的对话框，选中“链接接到”，在下拉菜单中选择“其他文件”；选择需要的文件，点击“确定”就设置完成了
